Neue Rechnung anlegen

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Neue Rechnung anlegen

Ihre Rechnungen können Sie im Xpert-Timer ganz individuell anpassen und jegliche zu verrechnende Preise eingeben. Diese können sich entweder aus unterschiedlichen Leistungen zusammensetzen, oder Sie rechnen einfach einen Pauschalpreis an Ihren Kunden ab.

Hinweis

Die Summe der Mehrwertsteuer wird aus der Summe der MwSt. aus den einzelnen Positionen errechnet. Eine andere Option ist direkt im Programm nicht möglich. In der Druckvorlage können Sie bei Bedarf die MwSt. aus dem Nettogesamtbetrag errechnen.

Möglichkeiten der Rechnungsstellung

1.Rechtsklick auf den abzurechnenden Kunden im Projektmanager und Auswahl von "Rechnung schreiben". Hier bekommen Sie alle noch nicht verrechneten Leistungen und Zeitstempel des Kunden all seiner Projekte aufgelistet.


 

2.Abrechnung eines bestimmten Projekts über Rechtsklick auf das Projekt.

3.Erfassung von mehreren Leistungen während der Laufzeit des Projekts und Abrechnung dieser Leistungen über die Leistungsverwaltung, z.B. am Ende des Monats. Über das Menü "Fenster" und den Unterpunkt "Leistungen / Kosten" gelangen Sie zum Dialogfeld "Leistungsverwaltung". Hier wählen Sie dann die entsprechenden Leistungsposten zur Abrechnung aus.

 

 

Rechnung erstellen

Per Rechtsklick auf das markierte Projekt und die Auswahl "Rechnungen schreiben" erstellen Sie über das Dialogfeld "Rechnung" die neue Rechnung.Ordnen Sie Ihre Rechnung einem Kunden sowie einem Projekt zu. Die Rechnung wird dann mit dem Projekt verknüpft und im Dokumentenmanagement unter dem Projekt gespeichert. Sie können alle Felder bearbeiten, bis auf das Feld "Druckdatum". Hier wird automatisiert das Datum geschrieben, an dem die Rechnung gedruckt wurde. Auch die Rechnungsvorlage kann von Ihnen editiert werden.

 

Bei Freien Rechnungsposten und bei Einbindung von Leistungsvorlagen können Sie die Preise per Doppelklick ändern.

 

Achtung bei manueller Änderung des Preises

Bedenken Sie, dass die kalkulierten Kosten im Xpert-Timer bei manueller Änderung des Preises nicht mehr mit dem Gesamtpreis Ihrer Rechnung übereinstimmen.

 

Wenn Sie die noch nicht verrechneten Zeitstempel zum Projekt oder zum Kunden übernehmen möchten, nutzen Sie den Knopf "Offene Zeiten", um noch offene Zeiten einzublenden.

 

Es werden Ihnen alle Zeitstempel angezeigt, die noch nicht als "verrechnet" markiert wurden. Ebenso werden alle Zeitstempel angezeigt, die als "nicht verrechenbar" markiert wurden. Diese nicht verrechenbaren Zeitstempel werden in eckigen Klammern dargestellt und nicht in der Gesamtstundenzahl einkalkuliert. Diese Ansicht dient zur Überprüfung, dass Sie keine Zeitstempel versehentlich vergessen zu verrechnen.

Sie können jetzt wählen, ob Sie die einzelnen Zeitstempel auf die Rechnung übertragen, oder ob Sie die Gesamtsumme in einer Position anzeigen. Klicken Sie dazu mit der Rechten Maustaste auf den roten Datensatz.

Im nächsten Schritt öffnet sich der Dialog mit der Auswahl:

In die Rechnung werden nur die Zeiten übernommen, die einen Preis hinterlegt haben. Möchten Sie dem Kunden auch Kulanz- oder Gewährleistungen darlegen, müssen Sie eine Zeitstempelliste der Rechnung beilegen.

 

Sie können Ihre Rechnung direkt per E-Mail aus diesem Fenster verschicken, als PDF speichern oder auf Papier drucken, um Sie dem Kunden zuzusenden.

Von diesem Dialog aus können Sie auch weitere Abrechnungsposten der Rechnung hinzufügen. Wählen Sie dazu die entsprechende Position aus dem Dropdown Menü. Sie haben die Wahl zwischen:

Freien Rechnungsposten hinzufügen: Hier erfassen Sie freie Leistungen, wie z.B. Fahrkosten zu einem Projekt.

Posten aus Leistungskatalog hinzufügen: Hier erstellen Sie einen neuen Rechnungsposten mit weiteren Leistungsposten, z.B. von anderen Unterprojekten.

Abzurechnende Projektleistungen hinzufügen: Haben Sie zu einem Projekt bereits Leistungen erfasst, können Sie diese mit dieser Funktion hinzufügen.

Abzurechnende Zeitstempel hinzufügen: Wenn Sie die Zeitstempel von z.B. 01.03.2018 - 31.03.2018 summieren und abrechnen möchten, dann wählen Sie diesen Punkt.

Über diesen Dialog können Sie zusätzlich eine Überschrift oder einen Freitext in Ihre Rechnung einbauen. Zusätzlich noch eine Zwischensumme bilden und eine Trennlinie oder einen Seitenumbruch einfügen. Probieren Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten einfach aus.

Text vor dem Rechnungsblock

Auf Ihrer Rechnung können Sie vor der Auflistung Ihrer Rechnungspositionen noch einen freien Text pro Rechnung einfügen. Hier können Sie auch von Ihnen definierte Textbausteine nutzen.

Wechseln Sie auf den Reiter "Text vor dem Rechnungsblock". Jetzt können Sie einen beliebigen Text eingeben oder per Rechtsklick definierte Textbausteine einfügen.

Text nach dem Rechnungsblock

Auf Ihrer Rechnung können Sie auch nach der Auflistung Ihrer Rechnungspositionen noch einen freien Text pro Rechnung einfügen. Hier können Sie auch von Ihnen definierte Textbausteine nutzen.

Wechseln Sie auf den Reiter "Text nach dem Rechnungsblock". Jetzt können Sie einen beliebigen Text eingeben.

Benutzerdefinierte Felder

In der Rechnungsstellung können Sie benutzerdefinierte Felder anlegen, die Ihnen dann in Ihrer Rechnungsvorlage zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass Ihre selbst angelegte Rechnungsvorlage nicht automatisch mit den neuen Feldern bestückt wird. Sie müssen diese Felder selbst in der Datenbankabfrage und auch in Ihrem Report einbinden. Eine Anleitung dazu finden Sie hier.

Um ein benutzerdefiniertes Feld einzublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den freien Bereich, und wählen dann "Anzeigen" und das entsprechende Feld:

Im nächsten Schritt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift eines benutzerdefinierten Feldes und ändern im nachfolgenden Dialog die Bezeichnung.

Sobald Sie speichern & schließen, wird die Rechnung gedruckt und kann in der Dokumentenverwaltung unter dem Projekt abgelegt werden.

Wenn Sie jetzt den Kunden doppelklicken, sehen Sie die Rechnung im Reiter "Rechnungen" aufgelistet.

Im nächsten Schritt können Sie dann per Rechtsklick auf eine Rechnung, diese als "bezahlt" markieren und das Zahldatum eintragen.

Um den Überblick über bezahlte oder offene Rechnungen zu behalten, können Sie nach dem Status der Rechnungen filtern.

Auch in der Kundenverwaltung können Sie die Rechnungen einsehen.