Neues Projekt / Projekteigenschaften

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Neues Projekt / Projekteigenschaften

Über den Knopf "Neues Projekt anlegen" auf Ihrer Zeitleiste, Ihrem Projektmanager oder per Tastaturkürzel Strg + N können Sie ein neues Projekt anlegen.

 

Der Knopf mit dem grünen Plus "Neu" in der Symbolleiste der Projektliste enthält ein Untermenü, um gezielt ein Haupt- oder ein Unterprojekt zu dem markierten Projekt erstellen zu können.

 

Intelligente Schnellerfassung

Lesen Sie unbedingt auch das Kapitel "Intelligente Schnellerfassung" zur Projekterstellung.

 

 

Es öffnet sich damit folgender Dialog:

 

Reiter "Allgemein"

Wir stellen Ihnen nun die einzelnen Felder im Reiter "Allgemein" vor:

 

Projektname

 

Beliebiger Name für Ihr Projekt. Handelt es sich um ein Hauptprojekt, sehen Sie nur eine Ebene "Projektname". Legen Sie ein Unterprojekt an, dann sehen Sie noch zusätzlich die Zuordnung zum Hauptprojekt. Sollten Sie diese Zuordnung sehen, möchten aber tatsächlich wieder ein Hauptprojekt anlegen, dann löschen Sie die Zuordnung einfach manuell heraus.

Projektnummer

 

Geben Sie hier bei Bedarf eine Projektnummer für Ihre Referenz ein.

 

Zuordnung

 

Ordnen Sie hier Ihr Projekt einem Kunden oder einem Hauptprojekt zu.

Projekttyp

 

Wählen Sie hier einen Projekttyp aus. Damit haben Sie die Möglichkeit der Filterung in diversen Dialogen.

Priorität

 

Im Projektmanager können Sie Ihre Projekte nach Priorität sortieren. Geben Sie hier die Priorität Ihres Projekts an.

Sicherheitsstufe

 

Jeder Mitarbeiter hat eine zugewiesene Sicherheitsstufe. Über diese Sicherheitsstufen können Sie die Sichtbarkeit entsprechender Projekte regeln. Hat der Mitarbeiter die Sicherheitsstufe "Mittel" sieht er nur Projekte mit derselben Sicherheitsstufe oder niedriger.

Farbe

 

Um Ihre Projekte im Projektmanager noch besser zu markieren, können Sie jetzt jedem Projekt eine Farbe vergeben. Diese Einstellung greift unternehmensweit. Sie ändern also den Hintergrund eines Projekts und all Ihre Mitarbeiter sehen diese Änderung in Ihrem Projektmanager nach der nächsten Aktualisierung.

Beschreibung

 

Geben Sie hier bei Bedarf eine genauere Beschreibung Ihres Projekts an. Diese weiteren Informationen zum Projekt werden später in der Beschreibung im Projektmanager angezeigt und auch, wenn Sie in der Anwendung mit der Maus über das Projekt fahren.

Hauptarbeitsgruppe (wenn im XTAdmin aktiviert)

Bei der arbeitsgruppenübergreifenden Einstellung im XTAdmin, kann ein Projekt mehreren Arbeitsgruppen angehören. Sie müssen sich trotzdem entscheiden, welches die Hauptarbeitsgruppe des Projekts ist. Neue Unterprojekte werden dieser Hauptarbeitsgruppe zugeordnet, oder auch neue Mitarbeiter, die für diese Arbeitsgruppe gemeldet werden, kann dann dieses Projekt automatisch zugeordnet werden.

 

 

Bearbeitung durch

 

Geben Sie an, ob das Projekt durch einzelne Mitarbeiter oder durch ein Team bearbeitet wird.

Abrechnung

Nicht verrechnen: Sie arbeiten an einem Projekt, das weder dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, noch soll es in die interne Kalkulation der Projektzeiten einfließen. Das kann z.B. die Mittagspause sein oder private Telefonate.

Nur interne Kalkulation: Hier handelt es sich um ein Projekt, dass nicht in die Zeitkalkulation für den Kunden (für dessen Rechnung) einfließt, sondern nur intern kalkuliert werden soll. Dies kann z.B. ein Unterprojekt "Support" sein, den der Kunde bereits mit dem Kaufpreis einer Software bezahlt hat. Trotzdem möchten Sie kalkulieren, wie viel Zeit Sie in den Support für den Kunden stecken und wie viel Euro es Ihre Firma kostet.

Verrechnen: Möchten Sie Ihre Projektzeiten an einen Kunden verrechnen, wählen Sie diese Option.

Optionen

Ist das Zeitkonto aktiviert, können darauf Projektzeiten gebucht werden. Bitte achten Sie darauf, dass ein Hauptprojekt mit mehreren Unterprojekten nie ein Zeitkonto sein sollte und auch keine Zeiten darauf gebucht sein sollten, da sonst die Summe der Projektzeiten der Unterprojekte nicht mit der Gesamtsumme des Hauptprojekts übereinstimmt. Werden Sie während Ihrer Arbeit an einem Projekt öfters von anderen Dingen unterbrochen, empfiehlt es sich ein Projekt als Unterbrechungsprojekt zu markieren. Der Unterschied zu den anderen Projekten ist, dass beim Stoppdrücken das letzte, nicht als Unterbrechungsprojekt markierte Projekt automatisch wieder gestartet wird. Die Option Blinkend bedeutet, daß das Projekt in der Zeitleiste blinkt, wenn es aktiv ist. Diese Option ist z.B. nützlich bei der Messung von Pausenzeiten. Bei Aktivierung der Option Automatische Pause erlaubt wird das automatische Pausieren eines Projekts bei längerer Untätigkeit erlaubt.

 

Automatische Kommentareingabe

Sie können einstellen, ob Sie automatisiert nach Zeitstempelkommentaren oder nach Einträgen in die Historie gefragt werden sollen. Sie können auch schon einen Standardtext eingeben, der dann automatisiert z.B. beim Stoppen eines Projekts eingetragen wird. Das ist vor Allem hilfreich, wenn Sie wochenlang an dem gleichen Projekt arbeiten.

 

Projektstatus

 

Wählen Sie aus unterschiedlichen Projektstatus. Der Status "Aktiv" ist dabei der Standard. Sie können jetzt bis zu 10 freie Status vergeben. Öffnen Sie dazu die Konfiguration, den Bereich "Erweitert" und den Reiter "Projektstatus".

Stunden bisher

 

Dies ist die Gesamtsumme aller gestoppten Zeiten auf diesem Projekt.

Fertiggestellt zu

 

Diese prozentuale Angabe müssen Sie selbst machen, um einen Überblick zu behalten, welche Projekte aus dem Ruder laufen.

Zeit verbraucht

Dies ist das prozentuale Verhältnis der verbrauchten Zeit zu den von Ihnen geschätzten Stunden.

Eskalationsstatus

 

Gibt es Probleme beim Projekt, können Sie den Eskalationsstatus setzen und einen entsprechenden Text hinterlegen. Im Projektmanager haben Sie dann die Möglichkeit Ihre Projekte nach Eskalationsstatus zu sortieren.

Geschätzte Stunden

 

Geschätzte Dauer des Projekts in Stunden.

Geplanter Start / Geplantes Ende

 

Die Laufzeit des Projekts über einen bestimmten Zeitraum.

Tatsächlicher Start / Tatsächliches Ende

Die tatsächliche Laufzeit des Projekts.

 

Automatische Fortschrittsabfrage

Die Eingabe des Projektfortschritts ist rein subjektiv und kann von jedem Mitarbeiter eingegeben werden. Sie sollten allerdings eine Person dazu festlegen, denn sonst kann es passieren, dass dieser Fortschritt willkürlich eingegeben wird. Der Fortschritt kann als Chart im Reiter "Charts" der Projekteigenschaften verfolgt werden oder in der Projektliste über die Spalte "Fortschritt in %" eingeblendet werden. Möchten Sie den Projektfortschritt gar nicht nutzen, können Sie die Option in der Konfiguration, im Bereich Benutzer -> Reiter "Projekte" -> Automatische Zeiten-/Projektkontrolle "Automatische Projektfortschrittsabfrage" deaktivieren.

Ansprechpartner

Sie können jedes Projekt einem Ansprechpartner Ihres Kunden zuordnen. Dieses Feld dient rein zur Information und bietet keine weitere Filter oder Auswertungsmöglichkeit.

 

Arbeitsgruppen

Im Reiter "Arbeitsgruppen" legen Sie fest, zu welchen Arbeitsgruppen dieses Projekt gehört. Dies können ein oder mehrere Arbeitsgruppen sein. Bitte beachten Sie, dass Sie diesen Reiter nur mit der Einstellung "Arbeitsgruppenübergreifend" (im XTAdmin) sehen. Bei der strikten Trennung kann ein Projekt nur einer einzigen Arbeitsgruppe zugeordnet sein.

Reiter "Mitarbeiter"

Im Reiter "Mitarbeiter" werden alle von Ihnen dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter angezeigt. Sie können über das grüne Plus weitere Mitarbeiter hinzufügen, oder Sie nutzen den "Projekte zuordnen" Dialog, um mehrere Mitarbeiter auf einmal, mehreren Projekten zuzuordnen.

Über die Option "Mitarbeiter benachrichtigen" können Sie dem Mitarbeiter ein Popup Fenster auf seinen Desktop schicken über die Zuweisung des neuen Projekts.

Die grafische Übersicht zeigt Ihnen den Zeitaufwand zum Projekt aller zugeordneter Mitarbeiter. Die Grafik können Sie per Rechtsklick drucken.

 

Reiter "Abrechnung"

Sie können im Reiter "Abrechnung" sowohl jedem Benutzer, als auch jedem Projekt einen bestimmten Kostensatz hinterlegen. Sobald Sie ein zu verrechnendes Projekt anlegen, sehen Sie den Reiter "Abrechnung". Geben Sie dort den Pauschalpreis oder den Stundensatz ein, mit dem Sie das Projekt kalkulieren möchten. In der Auswertung sowie in den Zeitstempeln erhalten Sie dann eine Übersicht über die Kosten.

Der Gewinn/Verlust berechnet sich wie folgt:

Summe Ertrag = Erfasste Zeiten x Preis pro Einheit

Summe Aufwand = Hinterlegter Stundensatz beim Mitarbeiter x Erfasste Zeiten

G/V Leistungen = VK - EK der eingegebenen Leistungen

 

Wählen Sie im Dialog, welche Kosten zur Kalkulation herangezogen werden sollen. Die beim Projekt, beim Hauptprojekt oder die beim Mitarbeiter hinterlegten.

Sie können die Zeitstempel bereits beim Erfassen der Zeit runden. Bitte beachten Sie, dass gerundete Zeitstempel mit einem (R) markiert werden. Die Zeitstempel sind mit der Rundungsfunktion am Ende des Tages normalerweise nicht mehr zusammenhängend.

Möchten Sie die Zeitstempel nicht direkt bei der Erfassung runden, können Sie diese auch nachträglich "nur als Ansicht" in Ihrem Projektmanager gerundet anzeigen lassen, ohne den Originaleintrag in der Datenbank zu ändern. So können Sie Ihrem Kunden einen Ausdruck mit gerundeten Daten zukommen lassen, verlieren aber selbst nicht Ihre tatsächliche Zeiterfassung.

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen Zeitstempel und wählen Ansicht -> Jeden Zeitstempel bei Anzeige auf volle Abrechnungseinheit aufrunden.

 

Reiter "Dokumente"

Im Reiter "Dokumente" sehen Sie eine Übersicht aller dem Projekt oder dem Kunden zugeordneten Dokumente. Auch hier können Sie neue Dokumente anlegen sowie gruppieren, filtern und Ansichten speichern. Eine genaue Anleitung zum Anlegen neuer Dokumente entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Dokumentenverwaltung".

Sie können in dieser Ansicht auch einfach ein Dokument per Drag&Drop auf den Dialog fallenlassen, um es hinzuzufügen.

 

Reiter "Unterprojekte"

Im Reiter "Unterprojekte" sehen Sie die Liste der Unterprojekte zum Hauptprojekt. In der Auflistung können Sie mit der rechten Maustaste auf ein Projekt klicken und über das Kontextmenü weitere Projekte hinzufügen oder ein bestehendes Projekt bearbeiten. Per Klick auf die Spaltenüberschriften können Sie Spalten ein- bzw. ausblenden und entsprechend drucken.

Reiter "Zeiten"

Hier sehen Sie unter dem Reiter "Zeiten" eine Aufstellung der bisherigen Zeitstempel zu Ihrem Projekt oder Kunden. Sie können die Zeitstempel gruppieren, indem Sie den Knopf "Gruppierung" in der Symbolleiste anklicken. Per Rechtsklick auf die Spaltenüberschriften blenden Sie Spalten ein oder aus und können dann die entsprechende Ansicht drucken.

Reiter "Historie"

Im Reiter "Historie" können Sie alle bisher durchgeführten Tätigkeiten des Projekts nachlesen.

Sie können die Tätigkeiten nach Datum sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift "Tätigkeit" klicken.

Sie können auch nachträglich Eintragungen vornehmen. Tippen Sie dazu die erledigte Tätigkeit in das vorgesehene Feld, fügen das richtige Datum ein und klicken auf den Knopf mit dem grünen Plus

 

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Reiter "Leistungen"

In dieser Übersicht unter dem Reiter "Leistungen" können Sie die Projektleistungen zu Ihrem Projekt bearbeiten, gruppieren, filtern und kategorisieren. Weitere Details zur Erfassung von Leistungen finden Sie im Kapitel Leistungserfassung zu Projekten.

 

Reiter "Aufgaben"

 

 

Unter dem Reiter "Aufgaben" sehen Sie die offene Aufgaben des jeweiligen Projekts. Diese können Sie nach den jeweiligen Überschriften sortieren. Dazu klicken Sie einfach mit der Maus auf die Überschrift. Ebenso stehen Ihnen unterschiedlichste Filterfunktionen für Ihre Aufgaben zur Verfügung.

Durch Rechtsklick oder mit Klick auf können Sie Aufgaben hinzufügen oder mit Aufgaben löschen.

Reiter "Rechnungen"

Im Reiter "Rechnungen" finden Sie alle zum Projekt erstellten Rechnungen. Die Rechnungen werden hier nur gelistet, wenn Sie bei der Rechnungserstellung explizit ein Projekt als Bezug angegeben haben.

Wenn diese Zuordnung erfolgte ist die Rechnung in Ihren Projekteigenschaften sichtbar. Falls nicht, öffnen Sie die Rechnungsverwaltung im Menüpunkt Fenster -> Faktura.

Reiter "Weiteres"

Benutzerdefinierte Felder

Im Reiter "Weiteres" stehen Ihnen wiederum zwei "Reiter" zur Auswahl. Im Bereich "Benutzerdefinierte Felder" können Sie selbst Felder anlegen und umbenennen. Sollten Sie über die XTAPI auf die Datenbank zugreifen, stehen Ihnen diese Felder zur Auswertung zur Verfügung.

 

Um die Felder umzubenennen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein benutzerdefiniertes Feld oder in den leeren Bereich, falls noch keine Felder vorhanden sind. Im Kontextmenü können Sie jetzt angeben, welche Felder Sie anzeigen möchten und können im selben Menü die Felder auch direkt umbenennen.

Benachrichtigungen

 

Im Reiter "Benachrichtigungen" klicken Sie auf den Knopf "E-Mail Text bearbeiten" um den Standardtext beim Versand der E-Mails zu ändern.

Geben Sie jetzt den kompletten Text ein, der in der E-Mail erscheinen soll. Wird die E-Mail versendet, haben Sie nochmals die Möglichkeit den Text zu ändern.

Reiter "Charts"

Eine grafische Übersicht über Ihre gebuchten Zeiten erhalten Sie in den Projekteigenschaften im Reiter "Charts". Dort können Sie die monatlich erfassten Zeiten sowie den Projektfortschritt in % im Auswahlfeld auswählen.

Reiter "Notizen"

Sie können im Reiter "Notizen" zu Ihrem Projekt Notizen hinterlegen. Das können z.B. Zugangsdaten sein, Hinweise zum Projekt, noch offene Fragen, Notizen, die bei einer Projektbesprechung gemacht wurden usw. Lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf.

Erfassen Sie eine neue Notiz über das grüne Plus.

 

Reiter "Angebote"

Im Reiter "Angebote" sehen Sie alle erstellten Angebote des jeweiligen Projekts. Diese können Sie wie gewohnt sortieren, indem Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift klicken. Ebenso stehen Ihnen unterschiedlichste Filter und Gruppierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Durch Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift blenden Sie Spalten ein oder aus und können die gewählte Ansicht speichern und drucken.

Um ein neues Angebot zu erstellen, klicken Sie auf das Symbol mit dem grünen Plus und wählen Sie zwischen den beiden Optionen.

Mit der Auswahl "Neues Angebot" öffnet sich der Dialog "Angebot". Dort ergänzen Sie dann im entsprechenden die Angaben im Angebotskopf und fügen die anzubietenden Angebotsposten im Reiter "Angebotsposten" durch Klicken auf das Symbol hinzu.

Hier können Sie entweder einen vordefinierten Posten aus dem Leistungskatalog hinzufügen, einen freien Angebotsposten wählen oder Angebotsposten aus dem bestehenden Projekt auswählen.

Möchten Sie ein Angebot aus einem bestehenden Projekt erstellen, können Sie im Reiter "Angebote" auch direkt auf  und dann auf die Auswahl "Neu aus Projekt" gehen. Wählen Sie im entsprechenden Suchfeld ein Projekt aus, auf dessen Basis Sie ein Angebot erstellen möchten.

 

 

Reiter "Übersicht"

In den Projekteigenschaften sehen Sie im Reiter "Übersicht" verschiedene Angaben zu Ihrem Projekt. Per Mausklick auf den Knopf "Anzeige" werden Ihnen die möglichen Anzeigeoptionen angezeigt. Wählen Sie z.B. die Anzeige der letzten bzw. offenen Projekte, Aufgaben, Angebote, Rechnungen und Notizen. In der Übersicht werden Ihnen dann jeweils die letzten 5 Einträge in der jeweiligen Auswahl angezeigt, die Sie dann auch speichern oder ausdrucken können.