Neues Angebot erstellen

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Neues Angebot erstellen

Per Klick auf das grüne Plus können Sie ein neues Angebot erstellen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine komplett leere Angebotsvorlage zu nutzen oder ein Angebot aus einer bestehenden Projektstruktur zu erstellen.

Neues Angebot

Der Dialog zur Erstellung eines neuen Angebots gleicht dem der Erstellung einer Rechnung. Sie können das Angebot einem Projekt zuordnen oder das Angebot projektunabhängig, aber immer noch kundenbezogen erstellen.

Geben Sie im Angebotskopf ein Datum bei "Erinnern ab" ein, erhalten Sie über das Erinnerungssystem im Xpert-Timer eine Meldung, sobald dieses Datum erreicht ist. Damit werden Sie erinnert, bezüglich des Angebots nachzuhaken. Die Angabe der Wahrscheinlichkeit (in %) ist rein subjektiv. Sie können hier angeben, zu wie viel Prozent Sie denken, dass das Angebot vom Kunden angenommen wird. Eine weitere Verarbeitung dieser Angabe erfolgt nicht.

Nutzen Sie im Xpert-Timer auch die Dokumentenverwaltung, dann werden Sie beim Speichern des PDF Dokuments gefragt, ob Sie auch eine Kopie des PDF Dokuments in der Dokumentenverwaltung ablegen möchten.

Neuer Angebotsposten

Sie haben die Möglichkeit freie Angebotsposten zu erstellen. Damit können Sie alle Daten zum Posten frei eingeben.

Wählen Sie einen Posten aus dem Leistungskatalog, können Sie aus Ihren vordefinierten Vorlagen wählen. Diese Vorlagen können Sie im Projektmanager im Menüpunkt "Fenster" --> "Leistungsvorlagen" anlegen.

Die Auswahl "Neu aus Projekt" gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Hauptprojekt zu wählen, dessen Unterprojekte als einzelne Posten im Angebot aufgelistet werden. Dabei werden bereits erfasste Zeiten in den Unterprojekten im Angebot aufgelistet. Umgekehrt können Sie auch aus einem Angebot die Projektstruktur erstellen. Bitte beachten Sie dabei, dass damit immer der Gesamtpreis des Postens als Pauschalpreis in das Projekt übernommen wird.

 

Die Positionen können Sie individuell anpassen. Sie können jede Zeile nach Belieben umschreiben. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus in das entsprechende Feld.

Über den Knopf "Per E-Mail" können Sie das Angebot komfortabel direkt an Ihren Kunden versenden.

Nachdem Sie das Angebot gespeichert haben, wird es vom System gesperrt und ist schreibgeschützt. Heben Sie diesen Schreibschutz auf, um Änderungen am Angebot vorzunehmen. Sie müssen dazu im Xpert-Timer System das Recht besitzen, Angebote zu bearbeiten:

Sie können das Angebot zwischenspeichern, um z. B. die Vorschau anzuzeigen. Dazu klicken Sie auf das Symbol mit der Diskette.

Möchten Sie aus dem Angebot die Rechnung erzeugen, steht Ihnen der Knopf mit der Registrierkasse zur Verfügung. Damit wird Ihr Angebot in eine Rechnung umgewandelt.

Möchten Sie eine Projektstruktur aus den einzelnen Positionen Ihres Angebots erzeugen, klicken Sie auf den Knopf mit der Struktur:

Rechnung aus Angebot erstellen

Aus Ihren erstellten Angeboten können Sie Ihre Rechnungen erzeugen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Angebot und wählen "Rechnung erzeugen".

Da mit dem Schreiben der Rechnung das Angebot abgeschlossen ist, werden Sie im nächsten Schritt gefragt, ob Sie das Angebot schließen möchten. Dies sollten Sie tun, um später einen Überblick über Ihre Angebote zu behalten.

Projektstruktur aus Angebot erzeugen

Erstellen Sie Ihr Angebot so, dass Sie daraus direkt Ihre Projektstruktur erzeugen können, nutzen Sie die Option "Projektstruktur erzeugen" (siehe Screenshot weiter oben). Bitte beachten Sie, dass alle Angebotsposten als Hauptprojekte angelegt werden. Möchten Sie die Struktur der Projekte nachträglich ändern, können Sie diese im Projektmanager einfach per drag&drop verschieben.

Text vor dem Angebotsblock

Auf Ihrem Angebot können Sie vor der Auflistung Ihrer Angebotspositionen noch einen freien Text pro Angebot einfügen. Hier können Sie auch von Ihnen definierte Textbausteine nutzen.

Wechseln Sie auf den Reiter "Text vor dem Angebotsblock". Jetzt können Sie beliebigen Text eingeben.

Text nach dem Angebotsblock

Auf Ihrem Angebot können Sie auch nach der Auflistung Ihrer Angebotspositionen noch einen freien Text pro Angebot einfügen. Hier können Sie auch von Ihnen definierte Textbausteine nutzen.

Wechseln Sie auf den Reiter "Text nach dem Angebotsblock". Jetzt können Sie beliebigen Text eingeben.

Benutzerdefinierte Felder

In der Angebotsstellung können Sie benutzerdefinierte Felder anlegen, die Ihnen dann in Ihrer Angebotsvorlage zur Verfügung stehen. Bitte beachten Sie, dass Ihre selbst angelegte Angebotsvorlage nicht automatisch mit den neuen Feldern bestückt wird. Sie müssen diese Felder selbst in der Datenbankabfrage und auch in Ihrem Report einbinden. Eine Anleitung wie Sie die Rechnungsvorlage anpassen, finden Sie hier. Die Angebotsvorlage XT_QUOTE können Sie ebenso auf diese Weise anpassen. Die Rechnungsvorlage können Sie nicht einfach als XT_QUOTE speichern, da die Datenbankfelder unterschiedlich sind. Sie müssen also beide Vorlagen entsprechend anpassen.

Im nächsten Schritt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift eines benutzerdefinierten Feldes und wählen dann "Umbenennen" oder "Anzeigen". Hier können Sie benutzerdefinierte Felder einblenden oder umbenennen.