Eine kurze Einführung

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Eine kurze Einführung

Herzlich Willkommen zu unserem kleinen Lehrgang, der Sie durch die meisten Funktionen des Xpert-Timer führen wird. Der Rundgang vermittelt Ihnen die wichtigsten Arbeitsschritte im Xpert-Timer und enthält folgende Stationen:

Neue Projekte anlegen

Die Zeitleiste

Tastaturkürzel helfen Zeit sparen

Zeitstempel

Kommentare zu Zeitstempeln

Die Tätigkeitshistorie

Anlegen neuer Aufgaben in der Aufgabenliste

 

 

 

Um eine neue Aufgabe anzulegen, markieren Sie zunächst das entsprechende Projekt, für das Sie eine neue Aufgabe anlegen möchten. Klicken Sie dann auf das grüne "Plus" und vergeben einen Namen für die Aufgabe. Dieser "Betreff" wird auch in Ihrer Aufgabenliste angezeigt. Die ID zur Aufgabe wird automatisch vergeben. Sie dient dazu in einem Meeting eine bestimmte Aufgabe leicht zu referenzieren und kann nicht geändert werden. Jeder neuen Aufgabe müssen Sie ein bestimmtes Projekt zuweisen.

Die Priorität der Aufgaben reicht von Niedrigste bis Sofort. Für die Priorität "Sofort" sind die Felder "Fällig am" und "Beginnt ab" irrelevant, da die Aufgabe ja sofort fällig ist.
In der Aufgabenliste können Sie Ihre Aufgaben durch klick auf die Spaltenüberschrift auch nach Priorität sortieren.

 

Geben Sie als Bearbeiter die Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Sie können auch einen Teil des Namens eingeben und "Eingabe" auf Ihrer Tastatur drücken. Xpert-Timer wählt dann den entsprechenden Mitarbeiter automatisch aus.

Um Ihre Aufgaben besser zu sortieren, können Sie diese in Kategorien unterteilen. Diese Kategorien können Sie selbst in der Konfiguration des Xpert-Timer festlegen. In der Aufgabenliste können Sie dann Ihre Aufgaben nach diesen Kategorien filtern oder gruppieren.

Praxistipp

Möchten Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste erst zu einem bestimmten Zeitpunkt sehen, dann geben Sie ein Datum im Feld "Erledigen ab" an. Erst bei Erreichen des angegebenen Datums wird die entsprechende Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt.

Ein Fälligkeitsdatum wird benötigt, wenn die Aufgabe bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollte.

Optional können Sie die Dauer der Aufgabe schätzen. Bei Bedarf können Sie die Spalte "Benötigt" in Ihrer Aufgabenliste einblenden und drucken.

Als letztes geben Sie eine ausführliche Beschreibung zu Ihrer Aufgabe an. Dazu können Sie auch Textbausteine nutzen, die Sie ebenfalls in der Konfiguration festlegen können. Per Rechtsklick in den Textbereich haben Sie noch weitere Optionen, z.B. zum Einfügen des Benutzernamen, des Datums oder der Uhrzeit.

Um eine Aufgabe automatisch in den Status "Wird bearbeitet" zu setzen, wählen Sie "Aufgabe starten". Der Betreff der Aufgabe wird auch automatisch in den Zeitstempel geschrieben und die Zeit der Aufgabe gestartet.

Sie können in der Aufgabenliste auch jederzeit Ihre Aufgaben per drag&drop verschieben. Nehmen Sie dazu einfach eine Aufgabe mit der Maus und ziehen diese in eine andere Kategorie oder ein anderes Projekt.  

 

Erledigte Aufgaben können später auch wieder eröffnet werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Aufgabe, mit Rechtsklick können Sie das Kontextmenü öffnen. Klicken Sie dann auf "Bearbeiten" und nutzen den Knopf "Wiedereröffnen".

Weitere Informationen zur Aufgabenliste finden Sie im Kapitel "Aufgabenliste"