Mitarbeiterdaten

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Mitarbeiterdaten

Über den Knopf "Neuer Mitarbeiter" oder wenn Sie auf einen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung doppelklicken, gelangen Sie in die Mitarbeiterdaten mit den unterschiedlichen Reitern.

 

 

Hinweis

Die einfachste Möglichkeit, neue Mitarbeiter am Xpert-Timer System anzumelden, ist den Xpert-Timer von deren Computer aus zu starten. Immer, wenn ein Mitarbeiter noch nicht in der Datenbank gefunden wurde, wird dieser neu angelegt. Auf diese Weise kann es Ihnen nicht passieren, dass Sie falsche Windows Benutzerkennungen anlegen. Die neuen Benutzer werden automatisch alle mit Basis-Rechten ausgestattet. Stellen Sie sicher, dass Sie nachträglich dem entsprechenden Mitarbeiter die nötigen Rechte zuweisen.

Reiter "Mitarbeiter"

Im Bereich "Weiteres" können Sie weitere Zuordnungen für den neuen Mitarbeiter vornehmen.

 

E-Mail / Standardempfänger für E-Mailreports

Sollten Sie die E-Mail Funktionen im Xpert-Timer nutzen, geben Sie an dieser Stelle Ihre E-Mail Adresse an. Der Xpert-Timer ermöglicht es Ihnen per Knopfdruck Reports oder Info-E-Mails zu versenden. Noch schneller geht es, wenn Sie Ihren Report immer an den gleichen Empfänger schicken. Klicken Sie z.B. mit der rechten Maustaste auf ein Projekt und wählen "Statusreport per E-Mail". Der Standardempfänger steht dann bereits in Ihrem E-Mail Dialog.

Sicherheitsstufe

Sie können einem Mitarbeiter eine Sicherheitsstufe zuweisen. Diese Sicherheitsstufen regeln die Sichtbarkeit von Objekten im Xpert-Timer. Sie greifen auf Kunden, Projekte und Dokumente.

 

Beispiel

Ein Mitarbeiter mit der Sicherheitsstufe "Streng vertr.", also streng vertraulich, sieht alle Objekte, die im System angelegt wurden. Ein Mitarbeiter, der z.B. die Sicherheitsstufe "Hoch" besitzt, sieht alle Objekte mit den Sicherheitsstufen "Hoch", "Mittel", "Niedrig" und "keine". Alle "Sehr hoch" und "Streng vertr." eingestuften Objekte sind für diesen Mitarbeiter nicht sichtbar.

 

Anmeldemodus

Im Xpert-Timer gibt es drei unterschiedliche Anmeldemodi:

 

Standard

Dies ist der Mitarbeiter, der sich täglich am Xpert-Timer System anmeldet.

Keine Anmeldung

Dieser Mitarbeiter wird zur Verwaltung angelegt und loggt sich niemals selbst im System ein, um Daten zu erfassen. Unter diesem Benutzer werden zum Beispiel externe Mitarbeiter erfasst, die am Projekt mitarbeiten, aber sich nicht selbst im System anmelden.

Nur Android

Nur Android Benutzer nutzen Ihr mobiles Gerät zur Zeiterfassung und schicken die Daten zum zentralen Server. Auch Sie melden sich niemals am Xpert-Timer Pro System auf Windows an.

XTAPI-Zugriff

Setzen Sie hier einen Haken, wenn der Mitarbeiter über die XTAPI DLL auf das System zugreifen darf.

Kostenstelle

Ordnen Sie Ihrem Mitarbeiter eine Kostenstelle zu.

Preisgruppe

Wählen Sie aus dem Untermenü die entsprechende Preisgruppe, die Sie dem Mitarbeiter zuordnen möchten.

 

Hauptarbeitsgruppe

Haben Sie die Arbeitsgruppen in Ihrem System aktiviert (über das Administrationsprogramm XTAdmin), muss jeder Mitarbeiter einer Hauptarbeitsgruppe zugeordnet werden. In dieser Arbeitsgruppe werden neu erstellte Projekte des Mitarbeiters erstellt.

 


 

Bitte lesen Sie das Kapitel "Sicherheitsstufen" in Bezug auf die Einstellung beim Mitarbeiter.

 

Nun nehmen Sie in den Bereichen "Arbeitsstunden" und "Abrechnung" die erforderlichen Angaben vor.

 

Die Angabe der Arbeitsstunden pro Tag bezieht sich auf die Anzeige der Gesamt Arbeitsstunden auf der Zeitleiste. Wird länger als die hier genannte Stundenzahl am Tag gearbeitet, erscheint die Gesamtarbeitszeit auf der Zeitleiste in roter Schrift. Ebenso dient diese Angabe zur Darstellung der Über- bzw. Unterstunden im Report "Kommt/Geht" des jeweiligen Mitarbeiters.

Verplanbare Stunden pro Tag dienen ausschließlich zur Kalkulation des Projektendes. Werden als z.B. 200 geschätzte Stunden für ein Projekt angegeben, an dem 3 Mitarbeiter mit je 5,00 verplanbaren Stunden arbeiten, kalkuliert Xpert-Timer genau wie viele Tage es dauern würde um das Projekt fertig zu stellen.

Die Abrechnung dient zur Kalkulation der internen, sowie externen Kosten bei Projekten. Sie können bei jedem Projekt hinterlegen, welchen Projektstundensatz dieses hat. Allerdings tritt auch oft der Fall auf, dass mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, aber unterschiedliche Stundensätze dafür dem Kunden in Rechnung gestellt werden. So wird der Ingenieur z.B. mit 90.- € / h verrechnet und der Azubi nur mit 40.- € / h. Um das Projekt auf Basis unterschiedlicher Mitarbeiterkosten zu kalkulieren, müssen Sie beim Projekt den Abrechnungssatz vom Mitarbeiter einbeziehen und bei den einzelnen Mitarbeitern einen verrechenbaren Stundensatz hinterlegen. Die tatsächlich im Unternehmen anfallenden kalkulatorischen Kosten für den Mitarbeiter geben Sie in das Feld Preis pro Einheit (intern) ein.

Reiter "Rechtegruppen"

Erstellen und vergeben Sie Zugriffsrechte. Sie können individuelle Rechtegruppen erstellen und diese dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen, indem Sie im entsprechenden Kästchen den Haken setzen. So hat ein Abteilungsleiter oft mehr Rechte als ein Sachbearbeiter. Sollten Sie hier eine neue Rechtegruppe erstellen, müssen Sie dieser noch die beinhalteten Rechte bzw. Zugriffsoptionen zuweisen. Dies erfolgt im Hauptdialog der Mitarbeiterverwaltung.

Im Dialogfeld "Neue Rechtegruppe" geben Sie den Gruppennamen an, im Beispiel legen wir die Rechtegruppe "Abteilungsleitung" an.

Die neue Rechtegruppe erscheint jetzt als Auswahl im Reiter "Rechtegruppen".

Die der jeweiligen Rechtegruppe zugewiesenen Rechte sehen Sie dann auch wieder im Reiter "Rechtegruppen" im Bereich "Zugewiesene Rechte".

Reiter "Erfasste Zeiten"

Der Reiter "Erfasste Zeiten" gibt Ihnen einen Überblick, wie viele Stunden der Mitarbeiter pro Monat oder im gewählten Datumsfilter gearbeitet hat. Diese Auswertung können Sie auch als Kommt/Geht Übersicht nutzen. Dabei werden die beim Mitarbeiter hinterlegten Arbeitsstunden pro Tag zugrunde gelegt. Bitte beachten Sie, dass die Summe der Zeitstempel berechnet wird. Per Rechtsklick können Sie diesen Report auch ausdrucken. Ebenso stehen einige Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können jede Ansicht drucken.

Reiter "Reports"

Im Reiter "Reports" können Sie die Reports bezogen auf einen oder mehrere Mitarbeiter anzeigen lassen. Wählen Sie aus unterschiedlichen Ansichten und drucken Sie diese aus. Bitte bedenken Sie, dass Xpert-Timer keine Arbeitszeiterfassung ist. Xpert-Timer kennt rechnerisch keine Wochenenden, Überstunden, Krankheitstage oder Feiertage. Diese Reports dienen Ihnen lediglich für den groben Überblick der erfassten Projektzeiten.

 

Reiter "Zusatzmodule"

Im Reiter "Zusatzmodule" können Sie für Ihre Mitarbeiter die Datensynchronisation und das Outlookmodul aktivieren. In Klammern sehen Sie, wie viele freie Lizenzen Sie für das jeweilige Modul zur Verfügung haben.

Bitte lesen Sie die genaue Anleitung zur Aktivierung der Synchronisation.

 

Reiter "Projekte"

Im Reiter "Projekte" sehen Sie eine Übersicht der dem Mitarbeiter zugeordneten Projekte. Dies ist dieselbe Ansicht, wie Sie sie von der Projektzuordnung kennen. An dieser Stelle können Sie nochmals kontrollieren, ob Ihrem Mitarbeiter die korrekten Projekte zugeordnet sind und auch entsprechende Anpassungen vornehmen.

 

Reiter "Arbeitsgruppe"

Planen Sie, die Sichtbarkeit Ihrer Kunden und Projekte auch über die Arbeitsgruppen einzuschränken, müssen Sie den Arbeitsgruppenmodus des kompletten Xpert-Timer aktivieren. Dies tun Sie im Administrationsprogramm "XTAdmin". Dort legen Sie den Arbeitsgruppenmodus fest. Lesen Sie dazu bitte das Kapitel "Arbeitsgruppen".

Im Reiter "Arbeitsgruppen" können Sie dann, nach Aktivierung des Arbeitsgruppenmodus, die Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen. Diese Gruppen helfen bei der Organisation der Mitarbeiter und fungieren auch als Filter im Auswertungsmodul und der Projektzuordnung.

Setzen Sie einfach einen Haken in den Gruppen, in denen der Mitarbeiter arbeitet. Nutzen Sie das Plus, um weitere individuelle Arbeitsgruppen hinzuzufügen.